Takecarebnb biedt vluchtelingen een veilig onderkomen met Zoho technologie

Takecarebnb focust zich op het koppelen van statushouders, vluchtelingen met een verblijfsvergunning, aan gastgezinnen. Met de crisis in Oekraïne kwam het toen nog kleine bedrijf volop in de schijnwerpers te staan als enige partij die de kennis in huis had om vluchtelingen te koppelen aan gastgezinnen. Dit leidde tot een grote toename van zowel de aanvragen voor onderdak als mensen die hun huis graag wilden openstellen om vluchtelingen op te vangen. Het aantal aanvragen explodeerde binnen één dag. Een maand later was het aantal gastgezinnen gegroeid naar 30.000. Bovendien is de juridische status van Oekraïense vluchtelingen anders dan die van reguliere statushouders, wat gevolgen had voor het gehele proces van Takecarebnb – van eerste aanmelding tot daadwerkelijke plaatsing bij een gastgezin.

Takecarebnb moest in razendsnel tempo opschalen om deze nieuwe toename in aanvragen te kunnen verwerken en daarnaast een tweede proces inrichten om aan de regels te voldoen die gelden voor Oekraiense vluchtelingen. Een van de succesfactoren waardoor het bedrijf deze groei kon verwerken, was het CRM-platform van Zoho, een grote aanbieder van zakelijke softwareapplicaties. Techniek speelde op die manier een belangrijke rol in de vlotte hulpverlening.

Dankzij het gemak en de automatiseringsmogelijkheden van Zoho kon het team van Takecarebnb, dat ook gestaag groeide, alle nieuwe aanvragen gestructureerd, volledig en veilig verwerken. Hierdoor konden zij hun belangrijkste taak probleemloos blijven uitvoeren; het koppelen van de vluchtelingen aan gastgezinnen, zodat zij snel op een veilige plek konden verblijven. Tevens kon het snelgroeiende team aan werknemers en vrijwilligers in rap tempo ingewerkt worden. Takecarebnb groeide van een non profit met een handvol medewerkers naar een organisatie die 450 gebruikers moest ondersteunen in haar CRM. Al die nieuwe werknemers konden het Zoho platform snel en gemakkelijk leren kennen.

Mart Kok, Lead IT en BI bij Takecarebnb, vertelt: “Toen de crisis in Oekraïne begon, kwam Takecarebnb opeens veelvuldig in de media en liep eigenlijk alles vast; de website lag eruit en de telefoonlijn hebben we moeten stilzetten omdat de voicemail overliep. Zoho Forms en Zoho CRM hebben als enige altijd gewerkt. Op een gegeven moment was de website enkel nog Zoho Forms, het inschrijfformulier voor gastgezinnen, omdat al het andere uitgezet moest worden. Het feit dat Zoho dit zonder enig probleem aankon en alles doorliep als een trein was heel belangrijk.”

Goede samenwerking CRM, Forms en Desk

In CRM-termen heeft Takecarebnb nu te maken met meerdere klantenbestanden: statushouders, Oekraïense vluchtelingen en gastgezinnen. Daarnaast moeten zij rekening houden met de verschillende partners met wie zij werken, zoals het Leger des Heils en het Rode Kruis, plus een groep van vrijwilligers. Door het gebruik van verschillende, geïntegreerde apps van Zoho, waaronder hun CRM, Forms en Desk (klantenservicesoftware/service desk) applicatie, was het opschalen van de techniek eenvoudig. Niet alleen kon het systeem de vele aanmeldingen probleemloos aan, ook was het mogelijk snel nieuwe toepassingen toe te voegen, zoals interne communicatie tussen en met vrijwilligers vanuit het systeem. Een bot kon eenvoudig aan het systeem gekoppeld worden, om de duizenden Verklaringen Omtrent Gedrag voor de gastgezinnen automatisch aan te kunnen vragen. Ook werden de gastgezinnen en gasten automatisch door het systeem aan elkaar gekoppeld op basis van specifieke kenmerken, waarna een vrijwilliger het verder op kon pakken.

Sridhar Iyengar, Managing Director Europe bij Zoho, voegt hieraan toe: "Onze applicaties worden overal gebruikt voor veel verschillende zakelijke toepassingen. Deze case is enorm belangrijk. We zijn er trots op dat onze technologie zo'n verschil kon maken door een zeer snelle schaalbare oplossing te bieden waarmee Takecarebnb de enorm groeiende toestroom van vluchtelingen uit Oekraïne kon verwerken. We streven er altijd naar dat onze tools gemakkelijk te gebruiken zijn en snel kunnen worden overgenomen en aangepast aan individuele zakelijke behoeften om een positieve klant- en werknemerservaring te bieden - een basisvereiste in dit geval. We zullen blijven samenwerken met Takecarebnb terwijl het haar processen verder verfijnt om in te spelen op toekomstige behoeften."

Mart Kok van Takecare BNB concludeert: ”Uiteindelijk gaat het erom dat statushouders of Oekraïense vluchtelingen niet in het AZC hoeven te blijven, of bijvoorbeeld in een grote sporthal. Zo kan de inburgering eerder en beter van start. Dáár doen we het voor. Met behulp van onze Zoho systemen zullen we dit op steeds grotere schaal kunnen doen. In de toekomst wil ik graag onder andere het onderdeel Zoho Campaigns meer gaan gebruiken. Daarmee kunnen we alle campagnes makkelijk synchroniseren met het CRM en uitzetten, wat onze emailmarketing erg sterk maakt. De integratie van de verschillende Zoho-apps, het feit dat ik zelfstandig dingen kon toevoegen en integreren of nieuwe views kon opzetten voor verschillende groepen; het heeft er allemaal voor gezorgd dat we binnen een maand al die gastgezinnen en gasten konden registreren én dat we ze automatisch konden koppelen. Wij hadden dit niet kunnen doen zonder Zoho.”